Datenschutzerklärung Amtliche Schulverwaltung (ASV-BW)
§ 1 Information über die Erhebung personenbezogener Daten
(1) Die vorliegende Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 DSGVO über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. Sie erläutert insbesondere, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Zudem informiert sie Sie darüber, wie und zu welchem Zweck dies geschieht.
(2) Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten. Dadurch möchten wir Sie über unsere Verarbeitungsvorgänge informieren und zugleich den gesetzlichen Pflichten, insbesondere aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachkommen.
(3) Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist [Sommerfeldschule, Alemannenstraße 8, 77652 Offenburg, Poststelle@verwaltung.sommerfeldschule.de]. Unseren Datenschutzbeauftragten Thomas Argast erreichen Sie unter [datenschutz@ssa-og.kv.bwl.de ] oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
(4) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Amtlichen Schulverwaltung, Zweck und Rechtsgrundlage
(1) ASV-BW verarbeitet personenbezogene Daten von Schülern, Erziehungsberechtigten, Lehrkräften, Verwaltungsmitarbeitenden, zuständigen Personen der Betriebe an beruflichen Schulen bzw. an Schulen die Praktika anbieten und externen Prüfungsteilnehmer, die im laufenden oder im vergangenen Schuljahr die Schule besuchen oder besucht haben, zur Durchführung schulischer Verwaltungsaufgaben, insbesondere zur Erstellung von Statistiken, Schülerakten und Zeugnissen.
(2) Die Datenverarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Schulverwaltung gemäß Schulgesetz Baden-Württemberg und zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Schulbetriebs.
(3) Die folgenden Rechtsgrundlagen sind zur Verarbeitung Ihrer Daten einschlägig:
Personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Erziehungsberechtigte:
· Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 f. LDSG (BW) i.V.m. §§ 1, 115 SchG (BW) (u.a. im Falle von Übermittlungen von Schuldaten, z.B. Schulwechsel oder Schulkooperationen), sowie § 116 SchG (BW), welcher zumindest öffentliche Schulen zur Nutzung von ASV-BW verpflichtet.
· Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Meldung über Religionszugehörigkeit).
· Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i.V.m. § 15 SchG (BW) (Meldung der Schwerbehinderung zur Wahrung der Aufsichtspflicht, u.a. im Falle der Förderschulprogramme).
Personenbezogene Daten von Lehrkräften / Verwaltungspersonal / weiterer Personen:
· Art. 6 Abs. 1 lit. b, 88 DSGVO i.V.m. §§ 4 f., 15 LDSG (BW) i.V.m. § 83 LBG (BW).
· Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (freiwillige Angabe über Schwerbehinderung - Voraussetzung zum Erhalt von Nachteilsausgleichen nach SGB IX; Impfnachweise).
· Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 3 MuSchG (Mutterschutz).
(4) Es erfolgt eine Verarbeitung der folgenden Datenkategorien:
· Allgemeine Personendaten (Vorname, Familienname, Namensbestandteile, Geschlecht, Geburtsort, Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsland, Verkehrssprache, Staatsangehörigkeit, [temporäre] Anschrift und Art der Anschrift [Wohnung / Wohnheim], Zuzug BRD, Geschwister an der Schule, Schulweg [Fahrgeld, Eigenanteil, Länge des Schulwegs, Haltestellen])
· Kommunikationsdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
· Bildungsverlauf (Eintrittsdatum, Name der Schule, Bildungsgang, Klassen-/Jahrgangsstufe, Klassenart, Probezeit [Aufnahme und Versetzung], generelles Austrittsdatum inkl. neuer Schule, Austrittsgrund, Erfüllung Vollzeitschulpflicht, Austritt Jahrgangsstufe, Ergänzungsprüfungen, Abschluss, sonstige Bemerkungen)
· Schuldaten (Einschulungsdatum, Anmeldedatum an der Schule, Schuljahr, Schulort, Jahrgangsstufe, Schulbesuchsjahr, Klassengruppe, Bildungsgang / Schulform, Stammschüler, externe Prüfungsteilnahme, Schulpflicht, Fehltage [Zeitraum, Art, Grund], Schullaufbahnempfehlungen, Gastschulverhältnis, Berechtigung für die Aufnahme in diese Schulart [Aufnahmeberechtigung, Aufnahmeprüfung, Daten der Prüfung], fehlende Unterlagen)
· Unterrichtsdaten (Fremdsprachen, abgewählte und ausgewählte Fächer inkl. zugeordneter Lehrkraft und Wochenstunden, Profile, Teilnahme am / Abmeldung vom Religionsunterricht, Sportbefreiung, Wahl- und Pflichtunterricht, besuchte Fächer, Teilnahme Mentorenprogramm, Unterrichtselemente, Ort des Unterrichts )
· Schülerdaten (Lob, Preise, Funktionen, Nachmittagsbefreiung, Noten [Daten der Einzelnote, Leistungsgegenstand, Niveaustufe], Kaderart)
· Zeugnisdaten (belegte Kurse, Bewertungen von Schülerleistungen, Prüfungsnoten, Abschlussnote, Abschlussdatum spezifische Angaben zum Schüler / Bemerkungen, Unterschriften der Ausstellenden)
· Schulakte (Hinweis auf vertrauliche Dokumente zum Schüler außerhalb von ASV-BW)
· Einwilligungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten, Fotos, Videos und Tonaufnahmen sowie Namensübermittlungen
· Berufsschulerweiterungen (Praktika, Schullaufbahn; Vorbildung inkl. Schulabschluss, Abschlussnote und Zeugnisdatum; Anmeldedatum, Bildungsgang an vorheriger Schule, Ausbildungsberuf, Ausbildungsverhältnis [Zeitraum], Ausbildungsdauer in Jahren, Prüfungsdaten [vorzeitige Prüfung, Prüfungsjahr und voraussichtliches Prüfungsdatum], Ausbildungsart, vorherige Ausbildungen / Berufsfelder, Förderungsnummer / Maßnahmenträger)
Daten zu Erziehungsberechtigten:
· Allgemeine Personendaten (Vorname, Familienname, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Geschlecht, akademischer Grad, Promotion Titel)
· Kommunikationsdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Fax)
· Schuldaten (Entscheidungen der Erziehungsberechtigten hinsichtlich der Schullaufbahnempfehlungen, Funktion als Elternvertreter)
Daten zu Lehrkräften / Verwaltungspersonal:
· Allgemeine Personendaten (Vornamen, Familienname, Geburtsname, Kürzel, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Personalnummer, Arbeitsgebiet LBV, Namensbestandteile, Familienstand, Akademischer Grad, Promotion Titel, Anschrift, Qualifikationen)
· Private und dienstliche Kommunikationsdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Fax)
· Beschäftigungsdaten (Dienststatus an der Stammschule; Amtsbezeichnung; Lehrerkategorie; Besoldung; Dienstherr; Lehrbefähigung; mögliche Einsatzfächer; Beschäftigungsverhältnisse; Abordnung; auswärtiger Unterricht; Versetzung; Wochenstunden; Reduktionen / Freistellungen; Umbuchung; KV-Einsatz; Regelstundenmaßausgleich; Eintritt- und Austrittsdatum; Sprechstundenzeiten; Klassenausschlüsse; Klassenlehrer / -leitung; Versetzungsanträge; Funktionen an der Schule; Fächer; Unterricht in der Matrix der Unterrichtsverteilung; Kursstufe; kurz- und langfristige Ausfallzeiten inkl. Grund, Zeitraum und Erläuterungen; Schulzuweisung; Ergänzungsbereich; Deputatsveränderungen zu nächstem Schuljahr [Erhöhungen und Reduktionen mit Angabe von Gründen, z.B. Sabbatjahr, Elternzeit]; Pensionierung; Endbeurteilung)
Daten weiterer Personen:
· Allgemeine Personendaten (Name, Vorname, Anrede, Firmenadresse, ggf. auch Personengesellschaften)
· Private und dienstliche Kommunikationsdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Fax)
· Betriebsdaten (Betriebsname, Anschrift des Betriebs, Art des Praktikums, Ausbildungsart)
· Abschluss (Promotion Titel, akademischer Grad)
· Zuständigkeit für Ausbildungsberufe innerhalb des Betriebs (Betreuung durch Lehrkraft)
· Mitgliedschaft in der Schulkonferenz
Personenbezogene Systemdaten:
· Nutzerdaten (Name, Vorname, Nutzerkennung)
· Berechtigungsdaten (Rollen des Benutzers, Berechtigungen der Rollen, Gebäuderollen)
· Activity Logs (Uhrzeit und Datum, Nutzerkennung, Aktivität [Dateneingabe, -veränderung oder -löschung, bzw. Abrufart], IP-Adresse, Login und Logout, Datum der letzten Passwortänderung, Fehlversuche)
(5) Es erfolgt eine Verarbeitung der folgenden besonderen Kategorien personenbezogener Daten:
Daten zu Schülern:
· Religionszugehörigkeit
· Gesundheitsdaten (Schwerbehinderung, Nachweise i.S.d. IfSG zu Impfungen [Datum, Einrichtung, Nichterfüllung]; Eingangsschuluntersuchung – vor der Einschulung werden Kinder durch die Gesundheitsämter untersucht und es wird geprüft, ob einer Einschulung gesundheitliche Gründe entgegenstehen. Dabei wird auch ein etwaiger Sprachförderbedarf ermittelt. Es ist geplant diese Daten zukünftig digital an ASV-BW zu übermitteln. Der Verfahrensweg muss noch festgelegt werden; generelle Förderprogramme; sonderpädagogischer Bildungsanspruch [Anspruchsdatum, Befristung, aufgehobener Anspruch, Schwerbehinderung, Förderschwerpunkt, Zugang zu exklusiven Angeboten, Maßnahmenträger])
· Es erfolgt keine Erfassung der rassischen und ethnischen Herkunft, lediglich die Staatsbürgerschaft, der Geburtsort und das Geburtsland werden erfasst.
Daten zu Lehrkräften:
· Religionszugehörigkeit
· Gesundheitsdaten (Schwerbehinderung, Grad der Behinderung als Grundlage für die Berechnung von Anrechnungsstunden, Schwerbehinderten-Kennzeichnung [SB], Daten zum Schwerbehindertenausweis [freiwillig und ungefragt angegeben. Dies ist Voraussetzung zum Erhalt von Nachteilsausgleichen nach SGB IX], Mutterschutz [Zeitraum, voraussichtlicher und tatsächlicher Geburtstermin, Besonderheiten], Nachweise i.S.d. IfSG zu Impfungen, z.B. Masernschutz)
§ 3 Dauer der Speicherung
(1) Ihre personenbezogenen Daten werden nach der Erhebung von uns so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der einzuhaltenden Regelungen zu Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung notwendig ist.
(2) Es gelten die folgenden Löschfristen:
Daten zu Schülern:
· Allgemeine Daten zu Schülern: Mit Beginn des 3. Schuljahres nach Verlassen der Schule automatisiertes Löschen
· Daten mit Relevanz für die Rentenversicherung (u.a. der Zeitpunkt der Beendigung der Schulausbildung, in welchen Zeiträumen bestimmte Schulen und/oder Klassen besucht worden sind): 60 Jahre
· Daten, die für die Durchführung von Jubiläumsveranstaltungen, Ehemaligentreffen usw. benötigt werden: 60 Jahre
· Daten zur nachträglichen Erstellung des letzten an der Schule erteilten Zeugnisses: 60 Jahre
· Schülerfunktionen: Löschung mit Beginn des nächsten Schuljahres (nur rückwirkender Einblick, abseits hiervon gilt die Löschfrist zu den allgemeinen Daten zu Schülern)
Die Langzeitspeicherung erfolgt dann jedoch nicht innerhalb ASV-BW, hierfür müssen die Daten in die schulischen Filesysteme exportiert werden.
Daten zu Erziehungsberechtigten:
· Allgemeine Daten zu Schülern: 2 Schuljahre nach Ausscheiden
· Funktion als Elternvertreter: Löschung mit Beginn des nächsten Schuljahres
Daten zu Lehrkräften / Verwaltungspersonal:
· Allgemeine Daten zu Lehrkräften: 2 Jahre nach Ausscheiden
· Besondere Daten zu Lehrkräften (d.h. Beurlaubung/ Teilzeitbeschäftigung, Krankheitsstellvertreterstunden-Umfang, Mutterschutz/ Besonderheiten Stammschule, weitere Schulen alle Angaben mit Ausnahme des Regelstundenmaßes): mit Zweckentfall, spätestens nach 2 Jahren
Weitere Personenkreise:
· Regelfrist: 2 Jahre nach dem Verlassen der Schule
· Personenbezogene Daten weiterer Personenkreise, die nur vorübergehend für die Schule erforderlich sind: mit Zweckentfall, spätestens nach 2 Jahren (nach Verlassen der Schule)
Personenbezogene Systemdaten:
· Nutzeraktivitätsprotokolle (Activity Logs): 60 Tage
§ 4 Weitergabe personenbezogener Daten
(1) Innerhalb der verantwortlichen Schule erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer alltäglichen Arbeit und zur Einhaltung gesetzlichen Pflichten benötigen.
(2) Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Teilweise erhalten die Empfänger Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter und sind dann bei dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten streng an unsere Weisungen gebunden. Teilweise agieren die Empfänger selbständig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit und sind hierbei ebenfalls verpflichtet, die Anforderungen der DSGVO und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu wahren.
Der zentrale ASV-BW -Server (ZSS), der NEO-Server (NEO) und ggf. die dezentralen ASV-BW -Server (DSS) werden durch Dienstleister im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung betrieben. Daher sind diese Dienstleister:
Der zentrale ASV-BW -Server (ZSS), der NEO-Server (NEO) und ggf. die dezentralen ASV-BW -Server (DSS) werden durch Dienstleister im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung betrieben. Daher sind diese Dienstleister:
· der IT-Dienstleister der Landesverwaltung (BITBW) für den ZSS (zentraler Schulserver), den Aktualisierungsserver, den Veröffentlichungsserver, den NEO-Server (https://neo.kultus-bw.de/neo/app) und
Empfänger aller oben genannten personenbezogenen Daten.
§ 5 Datenübermittlung in Drittländer
(1) Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt im Zuge der Verarbeitung mittels ASV-BW nicht.
(2) Sollten abweichend hiervon personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden, so haben Sie das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DS-GVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
§ 6 Datensicherung
(1) Personenbezogene Daten werden durch uns mittels geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen geschützt, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen zu wahren. Die getroffenen Maßnahmen dienen unter anderem der Vermeidung eines unerlaubten Zugriffs auf die durch uns genutzten technischen Einrichtungen sowie dem Schutz personenbezogener Daten vor unerlaubter Kenntnisnahme durch Dritte.
(2) Maßnahmen umfassen u.a.:
· Zugriffsbeschränkungen anhand eines Rollen- und Berechtigungskonzepts,
· Protokollierung von Zugriffen und Änderungen zur Nachvollziehbarkeit,
· Sicherheitsmechanismen bei der Datenübertragung,
· Regelmäßige Aktualisierung und Pflege der eingesetzten Software,
· Schulungen und Sensibilisierung der mit der Verarbeitung betrauten Personen,
· Sicherstellung der Datenintegrität und Verfügbarkeit durch geeignete Backup- und Wiederherstellungsverfahren,
· Zutrittsbeschränkungen für Server-Räume.
§ 7 Ihre Rechte
(1) Sie haben gegenüber einem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
· Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) - Sie können Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, die wir verarbeiten. Bitte beschreiben Sie in Ihrem Auskunftsantrag Ihr Anliegen möglichst genau, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
· Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) - Wenn Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sind, können Sie eine Berichtigung verlangen. Wenn Ihre Daten unvollständig sind, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
· Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 17 DSGVO) - Sie haben das Recht die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
· Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) - Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
· Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Sie haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.
· Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) - Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
(2) Sie haben zudem gem. Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart.